«Рабочая тетрадь» — последняя, на момент написания этого саммари, книга серии «Как привести дела в порядок». Вышла в 2020 г. Если у вас стресс от незавершённых дел, низкая продуктивность и плохая организованность, то обязательно выполните эти 9 шагов системы Дэвида Аллена. Система рабочая!
9 шагов управления рабочим процессом по системе Дэвида Аллена (методика GTD)
1. Соберите все документы в один лоток для входящих
Можно использовать 2 лотка: рабочий (ставится на рабочий стол) и домашний (там, где каждый член семьи сможет оставить информацию для вас). Напишите на них: «Входящие».
2. Пользуйтесь инструментами для сбора
Всегда имейте при себе инструмент для сбора, например, смартфон или ручку с бумагой. Записывайте в них договорённости, хорошие идеи и другие заметки. Ежедневно складывайте их в лоток «Входящие». Можно отсортировать в нужный список сразу.
3. Проведите «очистку сознания»
Вам потребуется спокойное место и 20—30 мин. Записывайте всё, что требует внимания: то, что должны или хотите сделать, о чём думаете и идеи, которые не хотите упустить.
В сознании не должно оставаться ничего, что вы боитесь забыть. Если всё сделаете правильно, то почувствуете, как сознание очистится. При переносе мысли на бумагу, мозг перестаёт о ней думать. Это единственный способ очистить сознание, не отвлекаясь на выполнение дел.
Всё, что вы напишете, разместите в лоток «Входящие».
4. Очищение лотка «Входящие» и такую же папку в электронной почте
Если вы правильно выполнили предыдущие шаги, то лоток «Входящие», скорее всего, переполнен. Освобождайте его по шагам:
- Возьмите верхний лист и задайте себе вопрос: «Что это»?
- Следующий вопрос: «Требует ли это действий»?
- Если «Нет», то лист можно выбросить, сохранить для справки или поместить в список «когда-нибудь». Если «Да» и действие займёт не больше двух минут, то выполните сразу. Если считаете, что кто-то другой выполнит лучше вас, то делегируйте и разместите в «Лист ожидания». В остальных случаях отложите для самостоятельного выполнения в «Список следующих действий» или «Календарь». О создании списков в следующем шаге.
Ни в коем случае не возвращайте лист обратно во входящие! Если лист взят в руки, то обязательно примите по нему решение.
5. Создаём списки
- Выберите формат списков. Пользуйтесь только привычными вещами: ручка с бумагой или приложение на смартфоне, планшете, ПК, например, Google Docs, Microsoft Word или Pages. Важно выбрать только один и самый привычный. Экспериментировать с новыми приложениями допустимо только после полного освоения системы GTD.
- Создайте список с названием «Следующие действия». Зафиксируйте в нём каждое осязаемое действие, например, записаться на техосмотр. Действие должно начинаться с глагола, например, позвонить, купить, организовать и т. д. Список должен быть один и всегда под рукой.
- Аналогично создайте список «Когда-нибудь/может быть». Помещайте сюда всё, что пока не готовы выполнить, например, проанализировать конкурента или научиться играть на инструменте. Когда надумаете выполнить действие, то переместите его в список «Следующие действия». Также перемещайте в «Когда-нибудь/может быть» всё, что решили перенести на потом в «Следующих действиях».
- Создайте список «Лист ожидания». Здесь будут задачи для делегирования, ожидаемую подпись проекта, ожидаемая посылка и т. д.
- Создайте «Календарь». Сюда записывайте действия или информацию, строго привязанную к дате или времени. Не записывайте в него задачи из «Следующих действий», которые хотите, а не должны сделать в определённое время.
6. Создайте список «Проекты»
Если для результата нужно сделать более одного действия, завершение планируется в течение года, то такие задачи называются проектом. Названия таких проектов начинаются с глаголов и выносятся в список «Проекты», например, составить бюджет на новый год, купить автомобиль, закончить перестановку и т. д. Рядом с названием проекта напишите хотя-бы одно действие по нему.
Как только вы освоитесь, то можно создавать несколько списков «Проекты», например, профессиональные/личные, делегированные, отдельные проекты и подпроекты.
7. Создаём папки для хранения информации
- Купите канцелярские горизонтальные папки. Избегайте подвесных папок.
- Приобретите алфавитные этикетки.
- Потребуются пустые этикетки или принтер для их печати.
- Закажите картотечный шкаф, ящики или передвижную систему хранения с папками. Система хранения не должна быть загружена более чем на 2/3. Недопустимо хранить папки вне системы.
- Создайте папки со вспомогательными материалами для следующих действий и листа ожидания. Помещайте в неё информацию, касающуюся списка «Следующие действия» и «Лист ожидания», например, ваши комментарии, расписания, брошюры и т. д.
- Создайте папку под каждый проект. Держите их под рукой при необходимости.
- Сделайте папки с алфавитными указателями. Храните в них счета, документы, договора и остальную информацию, которая может понадобиться. Разложите их по алфавитному указателю.
- Заведите папки «Домой» и «Офис». Храните в ней то, что нужно взять из офиса домой или наоборот.
- Аналогичным образом организуйте цифровые папки. Вместо алфавитного указателя, можете использовать год, год/ квартал, год/месяц и т. д.
- Ежегодно проводите ревизию папок, удаляя неактуальную информацию.
- Выполнять при актуальности. Возьмите и пронумеруйте папки от 1 до 31 для каждого месяца. Выделите секцию в ящике, назвав её «Система напоминаний». За папками создаёте ещё 12 папок с указанием месяца на каждой. При появлении документа, относящегося к определённой дате, положите его в нужную папку. В качестве альтернативы можно использовать электронный календарь для напоминаний. Внесите в него пометку с указанием места нужного материала.
8. Проводите еженедельный обзор
Пользуйтесь этим чек-листом при обзоре:
- Соберите и освободите лоток для входящих как в шагах с 1 по 4.
- Пересмотрите «Следующие действия». Вычеркните завершённые дела.
- Пересмотрите записи в календаре за прошлый период. Если требуется, то поместите дела и информацию в соответствующие места.
- Пересмотрите «Лист ожидания». Вычеркните завершённые дела и укажите следующие действия там, где нужен контроль.
- Оцените выполнение проектов. Убедитесь, что по каждому проекту присутствует хотя бы одно действие в ожидании. Просмотрите информацию по каждому проекту на предмет новых действий.
- Пересмотрите «Когда-нибудь/может быть». Возможно, чем-то стоит заняться или вычеркнуть.
9. Проводите ежедневный обзор
Чек-лист:
- Проверьте календарь.
- Проведите быстрое (не больше 10 минут) сканирование новой входящей информации на предмет появления неотложных дел.
- Проверьте «Следующие действия» и другие списки. Выберете то, что сможете сделать, учитывая свободное время, уровень энергии, необходимые инструменты и т. д.
- Зарезервируйте время на обработку лотка для входящих.
Вот это бюрократия) Автор не слышал про современные органайзеры?
Когда пишешь ручкой на бумаге, то психологически понимаешь, что в голове можно ничего не держать. В электронных органайзерах такого эффекта нет.
Я в одной тетрадке всё это организовал вместо лотков.