Саммари «Как привести дела в порядок. Рабочая тетрадь», автор Дэвид Аллен

«Рабочая тетрадь» — последняя, на момент написания этого саммари, книга серии «Как привести дела в порядок». Вышла в 2020 г. Если у вас стресс от незавершённых дел, низкая продуктивность и плохая организованность, то обязательно выполните эти 9 шагов системы Дэвида Аллена. Система рабочая!

9 шагов управления рабочим процессом по системе Дэвида Аллена (методика GTD)

1. Соберите все документы в один лоток для входящих

Можно использовать 2 лотка: рабочий (ставится на рабочий стол) и домашний (там, где каждый член семьи сможет оставить информацию для вас). Напишите на них: «Входящие».

2. Пользуйтесь инструментами для сбора

Всегда имейте при себе инструмент для сбора, например, смартфон или ручку с бумагой. Записывайте в них договорённости, хорошие идеи и другие заметки. Ежедневно складывайте их в лоток «Входящие». Можно отсортировать в нужный список сразу.

3. Проведите «очистку сознания»

Вам потребуется спокойное место и 20—30 мин. Записывайте всё, что требует внимания: то, что должны или хотите сделать, о чём думаете и идеи, которые не хотите упустить.

В сознании не должно оставаться ничего, что вы боитесь забыть. Если всё сделаете правильно, то почувствуете, как сознание очистится. При переносе мысли на бумагу, мозг перестаёт о ней думать. Это единственный способ очистить сознание, не отвлекаясь на выполнение дел.

Всё, что вы напишете, разместите в лоток «Входящие».

4. Очищение лотка «Входящие» и такую же папку в электронной почте

Если вы правильно выполнили предыдущие шаги, то лоток «Входящие», скорее всего, переполнен. Освобождайте его по шагам:

1. Возьмите верхний лист и задайте себе вопрос: «Что это»?
2. Следующий вопрос: «Требует ли это действий»?
3. Если «Нет», то лист можно выбросить, сохранить для справки или поместить в список «когда-нибудь». Если «Да» и действие займёт не больше двух минут, то выполните сразу. Если считаете, что кто-то другой выполнит лучше вас, то делегируйте и разместите в «Лист ожидания». В остальных случаях отложите для самостоятельного выполнения в «Список следующих действий» или «Календарь». О создании списков в следующем шаге.

Ни в коем случае не возвращайте лист обратно во входящие! Если лист взят в руки, то обязательно примите по нему решение.

5. Создаём списки

1. Выберите формат списков. Пользуйтесь только привычными вещами: ручка с бумагой или приложение на смартфоне, планшете, ПК, например, Google Docs, Microsoft Word или Pages. Важно выбрать только один и самый привычный. Экспериментировать с новыми приложениями допустимо только после полного освоения системы GTD.
2. Создайте список с названием «Следующие действия». Зафиксируйте в нём каждое осязаемое действие, например, записаться на техосмотр. Действие должно начинаться с глагола, например, позвонить, купить, организовать и т. д. Список должен быть один и всегда под рукой.
3. Аналогично создайте список «Когда-нибудь/может быть». Помещайте сюда всё, что пока не готовы выполнить, например, проанализировать конкурента или научиться играть на инструменте. Когда надумаете выполнить действие, то переместите его в список «Следующие действия». Также перемещайте в «Когда-нибудь/может быть» всё, что решили перенести на потом в «Следующих действиях».
4. Создайте список «Лист ожидания». Здесь будут задачи для делегирования, ожидаемую подпись проекта, ожидаемая посылка и т. д.
5. Создайте «Календарь». Сюда записывайте действия или информацию, строго привязанную к дате или времени. Не записывайте в него задачи из «Следующих действий», которые хотите, а не должны сделать в определённое время.

6. Создайте список «Проекты»

Если для результата нужно сделать более одного действия, завершение планируется в течение года, то такие задачи называются проектом. Названия таких проектов начинаются с глаголов и выносятся в список «Проекты», например, составить бюджет на новый год, купить автомобиль, закончить перестановку и т. д. Рядом с названием проекта напишите хотя-бы одно действие по нему.

Как только вы освоитесь, то можно создавать несколько списков «Проекты», например, профессиональные/личные, делегированные, отдельные проекты и подпроекты.

7. Создаём папки для хранения информации

1. Купите канцелярские горизонтальные папки. Избегайте подвесных папок.
2. Приобретите алфавитные этикетки.
3. Потребуются пустые этикетки или принтер для их печати.
4. Закажите картотечный шкаф, ящики или передвижную систему хранения с папками. Система хранения не должна быть загружена более чем на 2/3. Недопустимо хранить папки вне системы.
5. Создайте папки со вспомогательными материалами для следующих действий и листа ожидания. Помещайте в неё информацию, касающуюся списка «Следующие действия» и «Лист ожидания», например, ваши комментарии, расписания, брошюры и т. д.
6. Создайте папку под каждый проект. Держите их под рукой при необходимости.
7. Сделайте папки с алфавитными указателями. Храните в них счета, документы, договора и остальную информацию, которая может понадобиться. Разложите их по алфавитному указателю.
8. Заведите папки «Домой» и «Офис». Храните в ней то, что нужно взять из офиса домой или наоборот.
9. Аналогичным образом организуйте цифровые папки. Вместо алфавитного указателя, можете использовать год, год/ квартал, год/месяц и т. д.
10. Ежегодно проводите ревизию папок, удаляя неактуальную информацию.
11. Выполнять при актуальности. Возьмите и пронумеруйте папки от 1 до 31 для каждого месяца. Выделите секцию в ящике, назвав её «Система напоминаний». За папками создаёте ещё 12 папок с указанием месяца на каждой. При появлении документа, относящегося к определённой дате, положите его в нужную папку. В качестве альтернативы можно использовать электронный календарь для напоминаний. Внесите в него пометку с указанием места нужного материала.

8. Проводите еженедельный обзор

Пользуйтесь этим чек-листом при обзоре:

1. Соберите и освободите лоток для входящих как в шагах с 1 по 4.
2. Пересмотрите «Следующие действия». Вычеркните завершённые дела.
3. Пересмотрите записи в календаре за прошлый период. Если требуется, то поместите дела и информацию в соответствующие места.
4. Пересмотрите «Лист ожидания». Вычеркните завершённые дела и укажите следующие действия там, где нужен контроль.
5. Оцените выполнение проектов. Убедитесь, что по каждому проекту присутствует хотя бы одно действие в ожидании. Просмотрите информацию по каждому проекту на предмет новых действий.
6. Пересмотрите «Когда-нибудь/может быть». Возможно, чем-то стоит заняться или вычеркнуть.

9. Проводите ежедневный обзор

Чек-лист:

1. Проверьте календарь.
2. Проведите быстрое (не больше 10 минут) сканирование новой входящей информации на предмет появления неотложных дел.
3. Проверьте «Следующие действия» и другие списки. Выберете то, что сможете сделать, учитывая свободное время, уровень энергии, необходимые инструменты и т. д.
4. Зарезервируйте время на обработку лотка для входящих.