Саммари «Успеть за 120 минут», автор Джош Дэвис

В книге «Успеть за 120 минут. Как создать условия для максимально эффективной работы» описаны пять стратегий для продуктивной умственной работы. Книга полезна тем, у кого проблемы с концентрацией внимания и продуктивностью.

1. Выделяйте моменты для принятия решений

Мы работаем быстро, когда включается автоматизм, т. е. бессознательное состояние. Если нас что-то прервёт, то автоматический рабочий процесс прервётся, а вместе с ним и продуктивность. Автоматизм прерывается во время включения сознания, т. е. в моменты, когда требуется сознательное решение.

Примеры того, что может прервать рабочий процесс: жена решила поговорить, отвлеклись на письмо, что-то пошло не так в работе и т. д.

Что с этим делать?

Выделять моменты для принятия решений между делами или в начале рабочего дня.

3 способа сделать моменты принятия решений (МПР) продуктивными

1. Не упускайте каждый МПР.

В МПР нужно остановиться, препятствуя бессознательному продолжению дел, и принять решение, какое дело сейчас будет наиболее важное для достижения определённой цели. Этот выбор должен быть максимально стратегическим.

Пример:
У вас на работе образовалось 20 минут свободного времени. Как поступить?
1. Заняться бумажной волокитой, чтобы уйти с работы на 20 минут раньше.
2. Пообщаться с коллегами, чтобы улучшить рабочую атмосферу.

Стратегически выгоден второй вариант: для бумажной волокиты должно быть запланировано время. За 20 минут вы никак не закончите дело, а переключаться между задачами непродуктивно, поэтому после перерыва будет тяжело вклиниваться в работу.

2. Заранее планируйте реакцию на отвлекающие моменты.

Используйте принцип «если — то»: если придёт письмо любой важности, то я не буду отвлекаться, а закончу начатое, т. к. для разбора писем у меня заранее отведено время. Выберете время, чтобы визуализировать эти моменты: представьте, как себя поведёте, если придёт коллега с вопросом. Возможно, нужно устроить МПР: не сильно ли углубились в работу, находясь в трансе, может лучше сменить задачу в расчёте на долгосрочную цель?

3. Оцените нужность нового дела.

После окончания дела устройте МПР. Вспомните, какое дело максимально важное на сегодня: возможно, оно и должно быть следующим.

2. Грамотно распределяйте умственную энергию

Принятие решений провоцируют умственную усталость, даже если решения незначительные. Например, гонщик полностью потеряет форму до старта, если бы он добирался до трассы через город с пробками. В МПР учитывайте состояние мозга. Пытайтесь предсказывать, какие эмоции вызовет выполнение определённых дел.

Деятельность, истощающая умственную энергию

• налаживание связей и установление контактов;
• постоянное переключение между делами;
• отсутствие движения несколько часов;
• поиск и исправление ошибок;
• составление и согласование плана;
• объяснение, почему не готовы к дедлайну;
• просмотр новостей.

Четыре способа снизить утомление мозга

1. Главное дело выполняем утром в первую очередь. Ни в коем случае не делайте дела, связанные с истощением умственной энергии.
2. Все дела классифицируйте как «креативные», «важное решение» и «прочее». «Прочее» выполняйте после обеда.
3. Время на работу с почтой запланируйте на вторую половину дня. Старайтесь не уделять больше часа.
4. Планирование дел и решение любых вопросов, например, что оденете завтра, делайте вечером.

Что делать, если утомились или эмоционально перегрузились?

1. Практикуйте глубокое и медленное дыхание.
2. Посмейтесь.
3. Поспите 10 минут.

3. Не боритесь с отвлечением внимания

Наш мозг устроен так, что вынужден отвлекаться на сторонние раздражители, ведь это вопрос выживаемости, поэтому бороться с этим бесполезно. Если начнёте бороться с отвлечением внимания, то реакция будет противоположенная: это всё равно, что попытаться не думать о белом медведе.

Чтобы сосредоточиться, уберите всё отвлекающее: смартфоны, компьютеры, гаджеты и т. д. В крайнем случае отключите все оповещения, хотя бы временно, чтобы ничего не мешало работе.

Если хотите натренировать способность удержания внимания, то регулярно занимайтесь медитацией.

Если работа связана с креативностью, то нужно обязательно давать мозгу отвлекаться на несложные дела: задачи будут решаться более креативно.

Как быть с отвлечением внимания?

Отвлекайтесь продуктивно:

1. Заранее продумайте тему для отвлечения, не требующую размышлений, например, рассмотреть вид из окна, навести порядок на столе или послушать музыку. Следите, чтобы отвлечение не скатилось в автоматизм. Избегайте проверки почты, решения головоломок, чтения новостей и блогов.
2. Используйте осознанное внимание (mindfulness-based stress reductioin, MBSR): если обнаружите, что отвлеклись, то мягко возвращайте внимание на задачу. Станьте сторонним наблюдателем, а не строгим надзирателем за вниманием. Не реагируйте на нецелевые мысли и не пытайтесь ими управлять. Ни в коем случае не беритесь за другие задачи, особенно отнимающие умственную энергию.

4. Следите за физическим состоянием

Физические упражнения

• годятся в качестве кнопки перезапуска, если мозг утомлён;
• обостряют внимание;
• улучшают темп выполнения задач;
• повышают позитивный настрой;
• усиливают самоконтроль и связанные с ним процессы: поиск выходов из ситуаций и планирование.

В качестве упражнений можно походить 30—40 мин. быстрым шагом, 10—20 мин. подъёма по лестнице или 20—30 мин. упражнений на беговом тренажёре.

Еда и напитки

• углеводы с высоким гликемическим индексом, например, сахар, может улучшать или ухудшать когнитивные функции — это индивидуально;
• углеводы с низким гликемическим индексом могут увеличить исполнительные функции мозга;
• белки улучшают память через час после приёма;
• жиры улучшают исполнительные функции мозга в течение трёх часов;
• стабильный уровень сахара в крови, достигаемый, например, дробным питанием, улучшает память;
• кофеин снижает утомляемость и улучшает внимание, но повышает тревожность и ухудшает память. Чем больше кофеина, тем ярче эффект. Оптимальная доза подбирается индивидуально. Меньшие дозы кофеина полезнее высоких;
• при обезвоживании страдает краткосрочная память, способность сосредотачиваться и настроение. Чем сильнее обезвоживание и старше возраст, тем сильнее симптомы.

5. Оптимизируем рабочее место

Обеспечьте тишину

Устраните любой шум: звук города, музыку, разговоры и т. д. Он мешает работе. Больше всего мешает обрывистый разговор, являющийся типичным фоновым шумом в офисе. Если нет возможности его убрать, то выберете меньшее зло: белый шум, например, звук вентилятора, который приглушит разговоры.

Работа при шуме, около 70 децибел, может повысить креативность.

Свет

Используйте бело-голубое освещение, подобно тому, что идёт с чистого голубого неба. Свет в рабочем помещении должен быть ярким, но если нужна креативность, работайте при тусклом освещении.

Следите за порядком на рабочем столе

Мозг улавливает и отвлекается на помехи, поэтому не нужно давать ему повод отвлечься лишний раз. Большую опасность на рабочем месте несут вещи, которые мозг может посчитать за угрозу: документация сложного проекта или записка с телефоном проблемного клиента.

Обеспечьте пространство для физических нагрузок

После 15 мин. сидения без движения теряется продуктивность. Чтобы её восстановить, нужно двигаться. Идеальный вариант: устройте два рабочих места — одно сидячее, другое стоячее.